Business Finland -rahoitusta hakeva yritys tarvitsee hakemukseen selkeät ja realistiset talouslaskelmat. Taloudellinen dokumentaatio on yksi tärkeimmistä tekijöistä hakemuksen arvioinnissa, ja puutteelliset tai epärealistiset luvut ovat yleinen syy siihen, miksi hakemus ei etene toivotulla tavalla. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeiset taloudelliset kysymykset, jotka nousevat esiin Business Finland -hakemusprosessissa.
Mitä taloudellisia tietoja Business Finland edellyttää hakemuksessa?
Business Finland -hakemuksessa pitää esittää yrityksen taloudellinen tilanne, projektin kustannusarvio sekä suunnitelma siitä, miten projekti rahoitetaan kokonaisuudessaan. Hakemuksessa vaaditaan tyypillisesti viimeisimmät tilinpäätöstiedot, ajantasainen tase sekä arvio projektin kokonaisbudjetista eriteltynä kululajeittain.
Käytännössä Business Finland arvioi hakemuksessa sekä yrityksen kykyä toteuttaa projekti että projektin taloudellista järkevyyttä. Tämä tarkoittaa, että yrityksen perustietojen lisäksi pitää pystyä osoittamaan, että projektin budjetti on realistinen ja että yrityksellä on riittävät resurssit viedä hanke maaliin.
Hakemuksessa esitettävät taloudelliset tiedot voivat vaihdella rahoitusinstrumentin mukaan. Esimerkiksi tutkimus- ja kehitysrahoituksen hakemukset eroavat jonkin verran vienninedistämiseen tarkoitettujen tukien hakemuksista. Kannattaa tutustua huolellisesti juuri sen rahoitusmuodon ohjeisiin, jota yritys on hakemassa.
Miten projektibudjetti laaditaan Business Finland -hakemukseen?
Business Finland -hakemuksen projektibudjetti laaditaan erittelemällä kaikki projektin suunnitellut kustannukset kululajeittain, kuten henkilöstökulut, ostopalvelut, matkakulut ja laitehankinnat. Budjetin pitää olla realistinen ja perustua todellisiin arvioihin, ei optimistisiin oletuksiin.
Henkilöstökulujen laskeminen
Henkilöstökulut ovat usein suurin yksittäinen kustannuserä projektibudjetissa. Budjettiin kirjataan projektihenkilöiden arvioidut työtunnit ja niiden kustannukset sivukuluineen. Business Finland hyväksyy yleensä todelliset palkkakulut sivukuluineen, mutta laskutapa ja hyväksyttävät kuluerät kannattaa tarkistaa hakuohjeiden liitteistä.
Ostopalvelut ja alihankinnat
Jos projektissa käytetään ulkopuolisia asiantuntijoita tai alihankkijoita, nämä kulut eritellään omaksi kohdakseen. Ostopalveluiden osalta on hyvä hankkia alustavat tarjoukset tai hintavertailut, jotta kustannusarvio on perusteltu. Epämääräiset arviot tai pyöreät luvut ilman perusteluja herättävät kysymyksiä arvioinnissa.
Budjetin lisäksi hakemuksessa pitää selittää, miten projekti rahoitetaan kokonaisuudessaan. Business Finlandin rahoitus kattaa tyypillisesti vain osan projektin kustannuksista, joten hakemuksessa pitää osoittaa, mistä loppurahoitus tulee. Tämä voi olla yrityksen omaa pääomaa, pankkilainaa tai muuta julkista rahoitusta.
Lue lisää Monetorin konsultointi- ja valmennuspalveluista
Mitkä kulut hyväksytään Business Finlandin rahoituksessa?
Business Finlandin rahoituksessa hyväksyttäviä kuluja ovat projektin toteutukseen suoraan liittyvät kustannukset, kuten projektihenkilöstön palkat sivukuluineen, ostopalvelut, matkakulut, laite- ja ohjelmistohankinnat sekä tietyt yleiskustannukset. Hyväksyttävät kulut vaihtelevat rahoitusinstrumentin mukaan.
Yleinen periaate on, että kulun pitää olla välttämätön projektin toteuttamiseksi ja sen pitää kohdistua selkeästi projektin ajalle. Kulut, jotka olisivat syntyneet joka tapauksessa ilman projektia, eivät yleensä ole hyväksyttäviä projektikustannuksia.
Tyypillisesti ei-hyväksyttäviä kuluja ovat esimerkiksi:
- Yrityksen normaalit liiketoimintakulut, jotka eivät liity projektiin
- Arvonlisävero, jos yritys on ALV-velvollinen
- Kulut, jotka ovat syntyneet ennen rahoituspäätöstä
- Investoinnit, jotka eivät suoraan palvele projektin tavoitteita
Tarkka lista hyväksyttävistä ja ei-hyväksyttävistä kuluista löytyy aina kyseisen rahoitusinstrumentin ehdoista. Nämä kannattaa lukea huolellisesti ennen budjetin laadintaa, koska virheellisesti budjetoitujen kulujen korjaaminen jälkikäteen on työlästä.
Miten kirjanpito pitää järjestää rahoituksen seurantaa varten?
Business Finland -rahoituksen seurantaa varten kirjanpito pitää järjestää niin, että projektin kulut voidaan erotella selkeästi yrityksen muusta toiminnasta. Käytännössä tämä tarkoittaa projektikoodien tai kustannuspaikkojen käyttöä kirjanpidossa, jotta projektikohtainen raportointi onnistuu vaivattomasti.
Rahoituksen saaja on velvoitettu raportoimaan projektin etenemisestä ja kustannuksista Business Finlandille sovituin väliajoin. Jos kirjanpito ei tue projektiseurantaa, raporttien kokoaminen on työlästä ja virheiden riski kasvaa. Pahimmillaan puutteellinen dokumentaatio voi johtaa rahoituksen takaisinperintään.
Käytännön toimenpiteitä kirjanpidon järjestämiseksi projektin ajaksi:
- Avaa projektille oma kustannuspaikka tai projektikoodi kirjanpito-ohjelmistoon
- Ohjeista henkilöstöä kirjaamaan projektiin käytetty aika erilliseen tuntikirjanpitoon
- Varmista, että kaikki projektiin liittyvät ostolaskut kirjataan oikein projektin kustannuspaikalle
- Sovi tilitoimiston kanssa, miten projektin raportointiaikataulu huomioidaan kirjanpidossa
Ajantasainen kirjanpito auttaa myös seuraamaan, pysyykö projekti budjetissa. Jos kustannukset alkavat poiketa suunnitellusta, asiaan voi reagoida ajoissa.
Tutustu Monetorin kirjanpitopalveluihin
Milloin kannattaa pyytää talousasiantuntijan apua hakemusprosessissa?
Talousasiantuntijan apua kannattaa pyytää viimeistään siinä vaiheessa, kun projektibudjettia aletaan rakentaa. Mitä aikaisemmin asiantuntija on mukana, sitä paremmin taloudellinen dokumentaatio saadaan vastaamaan Business Finlandin vaatimuksia ja sitä sujuvammin raportointivelvoitteet hoituvat projektin aikana.
Erityisesti asiantuntija-apu on hyödyllistä, jos:
- Yritys hakee rahoitusta ensimmäistä kertaa eikä prosessi ole tuttu
- Projektin budjetti on monimutkainen tai sisältää useita eri kululajeja
- Yritys hakee samanaikaisesti useampaa eri rahoituslähdettä
- Projektin aikana syntyy muutoksia alkuperäiseen suunnitelmaan
- Raportointivelvoitteet tuntuvat epäselviltä
Talousasiantuntija voi auttaa sekä hakemuksen valmistelussa että projektin aikaisessa seurannassa. Hakemusvaiheessa asiantuntija varmistaa, että budjetti on laadittu oikein ja kulut on perusteltu asianmukaisesti. Projektin aikana asiantuntija voi tukea raportointia ja varmistaa, että kirjanpito on ajan tasalla.
Me Monetorilla autamme yrityksiä rahoitushakemuksiin liittyvissä talousasioissa, budjetoinnissa ja projektin aikaisessa seurannassa. Palvelumme skaalautuvat tarpeen mukaan, olipa kyse kertaluonteisesta avusta hakemuksen kanssa tai jatkuvasta kumppanuudesta.
Lue lisää talousjohdon palveluistamme
Katso, miten olemme auttaneet muita yrityksiä
Business Finland -hakemuksen talousasiat ovat hallittavissa, kun ne suunnitellaan huolella etukäteen. Realistinen budjetti, selkeä kululajierittely ja kirjanpidon oikea järjestäminen ovat ne tekijät, jotka tekevät sekä hakemuksesta että projektin seurannasta sujuvaa. Me Monetorilla autamme kasvavia yrityksiä juuri tällaisissa tilanteissa, aina budjetin laadinnasta raportointiin saakka. Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten voimme tukea teidän projektianne.
Pyydä tarjous tai ota yhteyttä
Tämä artikkeli on luotu tekoälyavusteisesti ja ihmisen tarkastama.