Kirjanpidon säilytysajat: Kaikki mitä yrittäjän on tiedettävä

Keskeiset opit

Kirjanpitoaineisto on säilytettävä pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä, mutta tilinpäätös ja tasekirja on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisestä
Digitaalisen kirjanpidon säilytys on yhtä pätevää kuin paperinen, kunhan aineisto säilyy muuttumattomana ja luettavana PDF/A-muodossa
Säilytysaikojen laiminlyönti voi johtaa 1 660 euron laiminlyöntimaksuun ja verotuksen arviointiin
Säilytysaika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi – ei yksittäisen tapahtuman päivämäärästä
Varmuuskopiointi on kriittistä: käytä 3-2-1-sääntöä (3 kopiota, 2 eri mediaa, 1 kopio muualla)

Johdanto

Verotarkastaja soittaa ja pyytää nähdäkseen vuoden 2019 kirjanpitoaineiston. Sinulla on 2 viikkoa aikaa toimittaa tositteet. Kaivat varastosta pahvilaatikoita ja huomaat kauhuissasi: osa tositteista on kadonnut, osa tuhoutunut kosteudessa. Tämä tilanne maksaa sinulle 1 660 euron seuraamusmaksun ja pahimmassa tapauksessa verottaja arvioi verot korkeammiksi.

Vuosittain satoja suomalaisia yrityksiä saa seuraamusmaksuja kirjanpitoaineiston puutteista. Syy on yllättävän yksinkertainen: he eivät tiedä tarkalleen mitä pitää säilyttää, kuinka kauan ja missä muodossa. Kirjanpidon säilytysajat eivät ole mielivaltaisia byrokratian tuotteita vaan ne suojaavat sekä yritystäsi.

Vuonna 2025 säilytysajoista on tullut entistä helpompaa huolehtia. Pilvipalvelut, automaattinen arkistointi ja älykäs dokumentinhallinta ovat tehneet paperisten arkistojen ylläpidosta lähes tarpeettoman. Silti lainsäädäntö asettaa tiukat vaatimukset siitä, mitä säilytetään, kuinka kauan ja missä muodossa.

Tässä oppaassa saat selkeät ohjeet kaikkeen olennaiseen: lakisääteiset vaatimukset, eri asiakirjatyyppien säilytysajat, digitaalisen arkistoinnin säännöt ja parhaat käytännöt. Opit välttämään kalliit virheet ja järjestämään arkistoinnin niin että se täyttää lain vaatimukset ja säästää aikasi.

Sisällysluettelo

Miksi kirjanpitoaineistoa on säilytettävä?

Säilytysvelvollisuudella on kolme keskeistä tarkoitusta:

Ensinnäkin, verotuksen valvonta. Verohallinto tarvitsee mahdollisuuden tarkastaa, että yritys on ilmoittanut tulonsa ja veronsa oikein. Kun kirjanpitoaineisto on tallessa, voit todistaa liiketoimesi aitouden ja välttyä virheellisiltä veronarvioinneiltä. Ilman asianmukaista aineistoa verottaja voi arvioida verot korkeammiksi ja todistustaakka on sinulla.

Toiseksi, oikeusturva. Säilytetyt tositteet ja sopimukset toimivat todisteina mahdollisissa riita-asioissa. Jos asiakas väittää, että laskua ei ole maksettu, tai toimittaja kiistää sopimuksen ehdot, kirjanpitoaineisto on paras todiste.

Kolmanneksi, liiketoiminnan jatkuvuus. Historiallinen tieto auttaa ymmärtämään yrityksen kehitystä ja tekemään parempia päätöksiä tulevaisuudessa. Lisäksi rahoittajat ja mahdolliset yritysostajat edellyttävät pääsyä historiallisiin tietoihin.

Lakisääteinen perusta ja rangaistukset

Kirjanpitoaineiston säilyttämistä sääntelee ensisijaisesti Kirjanpitolaki (1336/1997).

Kirjanpitolaki 2 luku 10 § määrittelee: ”Kirjanpitokirjat on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tasekirja on kuitenkin säilytettävä pysyvästi.”

Kirjanpitolaki 2 luku 10 a § koskee tositteita: ”Tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.”

Rangaistukset laiminlyönneistä

Jos kirjanpitoaineisto puuttuu tai on puutteellinen:

Kirjanpitorikos: Sakko tai enintään 2 vuoden vankeusrangaistus
Seuraamusmaksu: 1 660 euroa
Verotuksen arviointi: Verohallinto arvioi verot korkeammaksi
Veronkorotus: 5–50 %

Lisäksi puutteellinen kirjanpito heikentää yrityksen uskottavuutta rahoittajien ja liikekumppanien silmissä.

6 vuoden pääsääntö ja sen laskeminen

Useimmat kirjanpitoaineistot on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Laskenta alkaa sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Esimerkki 1: Kalenterivuosi tilikausi

Tilikausi: 1.1.2024–31.12.2024
Tilikausi päättyy vuonna 2024
Säilytysaika alkaa 1.1.2025 ja päättyy 31.12.2030
Aineisto voi hävittää 1.1.2031 alkaen

Esimerkki 2: Poikkeava tilikausi

Tilikausi: 1.7.2023–30.6.2024
Tilikausi päättyy vuonna 2024
Säilytysaika alkaa 1.1.2025 ja päättyy 31.12.2030

Milloin 6 vuotta ei riitä?

On tilanteita, joissa aineistoa on syytä säilyttää pidempään:

Riita-asiat käynnissä: Säilytä kunnes asia on lopullisesti ratkaistu
Kiinteistökaupat: Säilytä kauppakirjat omistuksen ajan
Pitkät sopimukset: Säilytä sopimuskauden ajan + 6 vuotta

Eri asiakirjatyyppien säilytysajat taulukkona

Digitaalinen kirjanpidon säilytys: Vaatimukset ja käytännöt

Digitaalinen arkistointi on yhtä pätevä kuin paperinen todiste, kunhan tietyt ehdot täyttyvät.

Lakisääteiset vaatimukset

1. Aitous ja muuttumattomuus Aineistoa ei saa muokata jälkikäteen. Käytä PDF/A-muotoa, se on suositeltu ja turvallinen formaatti. Lakisääteisesti riittää, että aineisto on muuttumaton ja säilyy luettavissa.

2. Luettavuus säilytysajan loppuun Aineiston on oltava ihmisen luettavissa koko säilytysajan. Käytä yleisiä formaatteja: PDF/A, TIFF, JPG, CSV.

3. Saatavuus ja löydettävyys Aineisto on voitava hakea nopeasti. Verottaja voi pyytää aineiston muutaman päivän varoitusajalla. Organisoi aineisto selkeään kansiorakenteeseen.

PDF/A-muoto – Arkistoinnin standardi

PDF/A on ISO-standardoitu PDF-muoto pitkäaikaisarkistointiin:

Kaikki fontit ja kuvat upotetaan tiedostoon
Ei salli interaktiivisia elementtejä
Metatiedot ovat pakollisia

Useimmat skannerit ja taloushallinto-ohjelmistot tallentavat automaattisesti PDF/A-muotoon.

Varmuuskopiointi: 3-2-1-sääntö

Digitaalisen aineiston suurin riski on katoaminen. Noudata 3-2-1-sääntöä:

3 kopiota: Alkuperäinen + 2 varmuuskopiota
2 eri mediaa: Esim. pilvipalvelu + ulkoinen kovalevy
1 kopio muualla: Eri fyysinen sijainti

Käytännön esimerkki:

Alkuperäinen: Taloushallinto-ohjelmiston palvelin
Varmuuskopio 1: Päivittäinen backup pilvipalveluun
Varmuuskopio 2: Viikoittainen backup ulkoiselle kovalevylle

Parhaat käytännöt arkistoinnissa

1. Digitalisoi paperitositteet välittömästi

Skannaa jokainen paperinen tosite samana päivänä. Älä anna paperipinon kasvaa. Älypuhelimen kamera riittää (300 DPI suositellaan).

Työnkulku: Lasku saapuu → Skannaa → Tallenna ohjelmistoon → Liitä kirjanpitoon → Säilytä paperi 1–2 kk → Hävitä

2. Nimeä tiedostot johdonmukaisesti

Esimerkkinä rakenne: Päivämäärä_Tositenumero_Toimittaja_Summa
20240315_OL0245_Elisa_Oy_1500.00.pdf

3. Automatisoi varmuuskopiointi

Testaa palautusta vuosittain, backup joka ei toimi on hyödytön.

4. Tarkista vuosittain mitä voi hävittää

Aseta muistutus tammikuulle: hävitä 7 vuotta vanha tositeaineisto ja 11 vuotta vanhat kirjanpitokirjat.

Yleiset virheet kirjanpidon säilytysajoissa ja kuinka välttää ne

Kirjanpidon säilyttämisessä tehdään vuosittain samoja virheitä, jotka johtavat seuraamusmaksuihin ja stressiin. Käymme läpi viisi yleisintä sudenkuoppaa ja annamme sinulle konkreettiset ratkaisut niihin.

Virhe 1: Aineiston hävittäminen liian aikaisin

Yleisin virhe on laskea 6 vuoden säilytysaika väärin. Monet yrittäjät luulevat, että aika lasketaan yksittäisen tapahtuman päivämäärästä, vaikka se lasketaan tilikauden päättymisen jälkeisen vuoden lopusta. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että maaliskuussa 2024 ostettu toimistotarvike on säilytettävä vuoden 2030 loppuun asti, ei pelkästään maaliskuuhun 2030.

Kun hävität aineistoa liian aikaisin ja verotarkastaja pyytää sitä, seuraus on välitön: seuraamusmaksu ja mahdollisesti verojen arviointi epäedullisemmaksi. Ainoa varma tapa välttää tämä on merkitä kalenteriin vuosittainen muistutus tammikuulle ja tarkistaa silloin, mikä aineisto voidaan hävittää. Älä koskaan arvaa, laske aina tarkalleen.

Virhe 2: Kaikki munat samassa korissa

Toiseksi yleisin virhe on säilyttää kaikki digitaalinen aineisto yhdellä tietokoneen kovalevyllä tai yhdessä pilvipalvelussa ilman varmuuskopiota. Kun levy hajoaa, tietokone varastetaan tai pilvipalvelussa tapahtuu häiriö, kaikki on menetetty. Tämä ei ole hypoteettinen riski – se tapahtuu jatkuvasti.

Ratkaisu on yksinkertainen mutta vaatii kurinalaisuutta: noudata 3-2-1-sääntöä. Pidä kolme kopiota aineistosta, käytä kahta eri tallennusmediumia ja varmista että yksi kopio on fyysisesti eri paikassa. Esimerkiksi alkuperäinen taloushallinto-ohjelmistossa, päivittäinen automaattinen varmuuskopio pilvipalveluun ja viikoittainen kopio ulkoiselle kovalevylle, joka säilytetään kotona. Testaa palautusta neljännesvuosittain – varmuuskopio joka ei toimi on yhtä hyödytön kuin ei varmuuskopiota ollenkaan.

Virhe 3: Aineisto väärässä muodossa

Kolmas tyypillinen virhe on tallentaa kirjanpitoaineisto muokattavissa tiedostomuodoissa kuten Word tai Excel. Nämä formaatit voidaan muokata jälkikäteen jättämättä jälkiä, mikä rikkoo kirjanpitolain vaatimuksen aineiston muuttumattomuudesta. Lisäksi vanhat tiedostomuodot voivat olla lukukelvottomia kymmenen vuoden päästä.

Käytä aina PDF/A-muotoa, joka on ISO-standardoitu pitkäaikaisarkistointiin. Se estää muokkauksen, upottaa kaikki fontit ja kuvat tiedostoon ja varmistaa että aineisto on luettavissa vielä vuosikymmenten päästä. Useimmat taloushallinto-ohjelmistot ja skannerit tallentavat automaattisesti PDF/A-muotoon, joten tämä ei vaadi ylimääräistä vaivaa.

Virhe 4: Yrityksen ja henkilökohtaisen sekoittaminen

Toiminimiyrittäjät tekevät usein sen virheen, että he säilyttävät sekä henkilökohtaiset että yrityksen tositteet samassa paikassa. Kun kauppaostoksen kuitti ja toimistotarvikkeen kuitti ovat samassa mapissa, verotarkastuksessa syntyy epäselvyyttä siitä, mikä on yrityksen vähennyskelpoista menoa ja mikä ei.

Tämä on helposti vältettävissä: pidä yrityksen ja henkilökohtaisen talouden aineistot aina täysin erillään. Erilliset kansiot, erilliset pankkitilit, erilliset fyysiset mapit. Jos vahingossa sekoitat jotain, erottele ne välittömästi ja merkitse selkeästi. Järjestelmällisyys säästää tunteja aikaa tarkastuksissa ja antaa ammattimaisemman kuvan toiminnastasi.

Virhe 5: Sokea luottamus kirjanpitäjään

Viides yleinen virhe on olettaa, että kun kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon, hän hoitaa myös aineiston säilytyksen. Monet yrittäjät eivät ota aineistosta kopioita itselleen ollenkaan. Kun kirjanpitotoimisto lopettaa toimintansa, vaihtaa järjestelmiä tai tiedostot katoavat teknisen vian takia, yritys jää tyhjän päälle.

Laki on tässä kristallinkirkas: säilytysvelvollisuus on aina yrityksellä itsellään, ei kirjanpitäjällä. Vaikka kirjanpitäjä säilyttää aineiston käytännössä, sinun on varmistettava että saat itse kopiot. Pyydä vähintään vuosittain täydellinen kopio kaikesta kirjanpitoaineistosta ja tallenna se omaan varmuuskopioosi. Tämä on ainoa tapa varmistaa, että et menetä kriittistä aineistoa kolmannen osapuolen ongelmien takia.

Digitaaliset arkistointipalvelut kirjanpidon säilytykselle

Integroidut taloushallintoratkaisut

Netvisor (suositus)

Automaattinen PDF/A-arkistointi
Täyttää kirjanpitolain vaatimukset
Hinta: 30–80 € / kk

Procountor

Pilviarkisto sisäänrakennettu
Metatietohaku
Hinta: 25–100 € / kk

Visma eAccounting

Yksinkertainen käyttöliittymä
Sopii mikroyrityksille
Hinta: 15–50 € / kk

Usein kysytyt kysymykset

K: Voiko kirjanpitoaineiston säilyttää pilvipalvelussa ulkomailla?

V: Kyllä, mutta suositeltavaa on käyttää EU-alueen palvelimia. Jos data on USA:ssa, varmista että palveluntarjoaja noudattaa Data Privacy Framework -sopimusta.

K: Riittääkö älypuhelimella otettu kuva tositteeksi?

V: Kyllä, kunhan kuva on tarkka (vähintään 200 DPI, suositus 300 DPI) ja kaikki tiedot ovat luettavissa. Tallenna PDF-muotoon.

K: Mitä tapahtuu jos aineisto tuhoutuu tulipalossa?

V: Dokumentoi tapahtuma välittömästi ja ilmoita Verohallinnolle. Yritä hankkia jäljennökset toimittajilta ja pankista. Laadi muistiotositteet kadonneista. Rangaistukset voivat jäädä lievemmiksi jos olet toiminut huolellisesti.

K: Voiko säilytysvelvollisuuden siirtää kirjanpitäjälle?

V: Vastuun voi siirtää sopimuksella, mutta lopullinen vastuu on aina yrityksellä. Pyydä kopiot aineistosta vuosittain.

K: Kuinka kauan säilytetään yrityksen lopettamisen jälkeen?

V: Normaalit säilytysajat ovat voimassa. Tositteet 6 vuotta, kirjanpitokirjat 10 vuotta ja tilinpäätökset pysyvästi viimeisen tilikauden päättymisestä.

K: Pitääkö roskapostilasku säilyttää?

V: Jos et ole maksanut eikä se liity liiketoimintaasi, ei tarvitse säilyttää. Säilytä vain todellisiin liiketapahtumiin liittyvät tositteet.

K: Voiko GDPR vaatia poistamaan aineistoa ennen 6 vuotta?

V: Ei. Kirjanpitolainsäädäntö on lakisääteinen velvoite, joka ylittää GDPR:n. Voit säilyttää palkkakirjanpitoa 6 vuotta vaikka henkilö pyytäisi tietojen poistoa.

Yhteenveto

Kirjanpidon säilytysajat eivät ole monimutkaisia, kun ymmärrät perusperiaatteet. Pääsääntö on 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeisen vuoden lopusta: tämä kattaa tositteet, kirjeenvaihdon ja useimmat asiakirjat. Kirjanpitokirjat säilytetään 10 vuotta ja tilinpäätös pysyvästi.

Tärkeimmät opit:
Ensinnäkin, digitalisoi kaikki mahdollinen ja käytä PDF/A-muotoa. Paperinen arkisto on vanhanaikainen ja riskialtis.

Toiseksi, varmuuskopioi aina, noudata 3-2-1-sääntöä. Yksi kopio ei riitä.

Kolmanneksi, dokumentoi arkistointikäytäntösi kirjallisesti ja kouluta henkilöstö.

Aloita pienestä: valitse luotettava taloushallinto-ohjelmisto, joka hoitaa arkistoinnin automaattisesti. Aseta kalenteriin vuosittainen muistutus tarkistaa mitä aineistoa voi hävittää. Testaa varmuuskopioiden palautus säännöllisesti.

Kun hallitset säilytysajat ja arkistoinnin, säästät aikaa, rahaa ja stressiä. Verotarkastukset eivät ole enää pelottavia ja liiketoimintasi historia on turvassa.

Tarvitsetko apua kirjanpidon arkistoinnissa tai digitalisoinnissa?

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja autamme rakentamaan järjestelmän, joka täyttää lain vaatimukset ja helpottaa arkeasi.