Kuvittele hetki: kello on 22.30 torstai-iltana. Yrittäjä selaa kuitti pinoa, jonka olisi pitänyt olla jo kirjanpidossa. Sähköposti kilahti postiin jo aamusta. Viesti verottajalta. Muistutus: arvonlisaveroilmoitus on myöhässä.
Vatsanpohjaa kouraisee. Ei siksi, että yrittäjä ei olisi hoitanut töitään, vaan siksi että hän ei tiennyt tarkalleen, mitä piti tehdä ja milloin.
Tämä on se hetki, jossa kirjanpitolaki astuu kuvaan.
Laki ei ole tehty kiusaksi, vaan suojelemaan yrittäjää tältä epävarmuudelta. Se luo raamit, joiden avulla taloushallinto pysyy selkeänä ja yrityksen tulevaisuus turvattuna. Kun tiedät, mitä laki velvoittaa – ja mitä se sallii = vältyt sakoilta, säästät aikaa ja voit nukkua yösi rauhassa.
Miksi kirjanpitolaki on olemassa?
Kirjanpitolaki (1336/1997) on se säädös, joka kertoo, miten yrityksen taloutta tulee hallinnoida. Se velvoittaa jokaista yritystä – oli kyseessä sitten yksinyrittäjä, startup tai monen miljoonan liikevaihdon konserni.
Lain tarkoitus ei ole tehdä yrittäjän elämästä vaikeaa, vaan varmistaa, että yrityksen toiminta on läpinäkyvää, luotettavaa ja vertailukelpoista.
Pysähdytään hetkeksi: jos yritysten talousluvut eivät perustuisi samoihin sääntöihin, miten sijoittajat, pankit tai edes yrittäjät itse voisivat tietää, mihin liiketoiminta oikeasti on menossa?
Kirjanpitolaki on siis enemmänkin kuin pykäläviidakko erilaisia säädöksiä. Kirjanpitolaki on yhteinen kieli, jolla yritykset kertovat tarinansa numeroina.
Mitä kirjanpitolaki oikeasti sanoo?
Laki ei tietenkään kerro yksityiskohtaisesti, mihin Excelin soluun kulut pitää kirjata. Sen sijaan se asettaa raamit:
- Kaikki liiketoimintaa harjoittavat ovat kirjanpitovelvollisia. Jos laskutat, olet kirjanpitovelvollinen.
- Osakeyhtiöt ja henkilöyhtiöt noudattavat kaksinkertaista kirjanpitoa. Tämä tarkoittaa, että jokainen tapahtuma näkyy kahdella tilillä – toisaalla rahaa tulee sisään, toisaalla sitä lähtee ulos.
- Tilinpäätös on vuosittainen peili. Sen avulla katsotaan, miten yritys pärjäsi tilikaudella. Laki määrittelee, mitä tilinpäätös sisältää ja milloin se pitää toimittaa.
- Kirjanpitoaineistoa pitää säilyttää pitkään. Tositteet vähintään kuusi vuotta, tilinpäätös ja kirjanpitokirjat vähintään kymmenen vuotta.
Monelle yrittäjälle tämä kuulostaa raskaalta, mutta todellisuudessa laki suojaa yritystä. Kun kirjanpito on kunnossa, verottajalta ei tule yllätyksiä ja yrittäjä itse näkee, missä mennään.
Mitä tapahtuu, jos kirjanpitolaki unohtuu?
Palataan hetkeksi artikkelin tarinaan. Kun yrittäjä jätti ilmoituksia myöhässä, seurauksena oli myöhästymismaksuja. Suomessa verottaja voi määrätä ALV-ilmoituksesta 3 € per myöhästymispäivä, maksimissaan 135 €. Jos ilmoitus puuttuu kokonaan, seuraa arvioverotus ja veronkorotuksia. Se voi tuntua pieneltä summalta, mutta jos virheitä kertyy useita, maksuista tulee merkittäviä.
Pahempaa oli kuitenkin epävarmuus. Kun tilinpäätös viivästyi ja kirjanpidossa oli aukkoja, yrittäjä ei itse tiennyt, oliko yritys plussalla vai miinuksella. Hän ei uskaltanut investoida eikä palkata uutta työntekijää, koska ei nähnyt numeroiden taakse.
Tämä on juuri se syy, miksi kirjanpitolaki on olemassa.
Se pakottaa pitämään huolta talouden perustuksista, vähän kuin liikennesäännöt, jotka saattavat tuntua rajoittavilta, mutta jotka pitävät meidät hengissä.
Kirjanpitolaki käytännössä – miten yrittäjä selviää?
Moni yrittäjä pohtii, voisiko kirjanpidon hoitaa itse.
Pykälien mukaan se on mahdollista, mutta käytännössä harva ehtii tai osaa. Laki ei anna anteeksi inhimillisiä virheitä: jos tositteet katoavat tai ilmoitukset ovat väärin, vastuu on yrittäjällä, ei ohjelmistolla.
Siksi yhä useampi ulkoistaa kirjanpitonsa.
Hyvä kirjanpitäjä on enemmän kuin lakien tulkki, hän on kumppani, joka varmistaa, että sekä viranomaisille että yrittäjälle itselleen luvut ovat selkeitä ja ajantasaisia.
Nykyään kirjanpitolaki sallii myös sähköisen säilytyksen.
Tämä tarkoittaa, että kuitteja ei tarvitse enää mapittaa vuosikausiksi varastoon, vaan ne voidaan tallentaa sähköisesti, kunhan tietojen eheys ja käytettävyys varmistetaan. Tämä helpottaa arkea valtavasti.
Sudenkuopat, joihin moni kaatuu
- “Olen pieni, laki ei koske minua.” – Totuus: laki koskee kaikkia, joilla on liiketoimintaa.
- Tositteiden unohtaminen. – Jos kuitteja ei säilytetä, kirjanpito on puutteellinen.
- Tilinpäätöksen myöhästyminen. – PRH voi määrätä uhkasakon tai pahimmillaan poistaa yrityksen rekisteristä.
- Liian luottavainen itse tekemiseen. – Virheet voivat johtaa veronkorotuksiin ja mainehaittoihin.
Tee kirjanpitolaista voimavara
Kirjanpitolaki ei ole vihollinen, vaan turvaverkko.
Kun sen velvoitteet on hoidettu oikein, se tuo yrittäjälle mielenrauhaa ja antaa mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä todella vie eteenpäin yrityksen kasvattamiseen.
Usein kysytyt kysymykset – Kirjanpitolaki
1. Koskeeko kirjanpitolaki kaikkia yrityksiä?
Kyllä. Kaikki liiketoimintaa harjoittavat ovat kirjanpitovelvollisia – myös yksinyrittäjät.
2. Kuinka kauan tositteita ja kirjanpitoaineistoa on säilytettävä?
Tositteet vähintään 6 vuotta, kirjanpitokirjat ja tilinpäätökset vähintään 10 vuotta.
3. Mitä seuraa, jos kirjanpitolain velvoitteita ei noudata?
Seurauksena voi olla myöhästymismaksuja, veronkorotuksia, uhkasakkoja ja pahimmillaan yrityksen poistaminen kaupparekisteristä.
4. Voinko tehdä kirjanpitoni täysin itse?
Laki sallii sen, mutta käytännössä virheiden riski on suuri. Ammattikirjanpitäjä tuntee lain ja varmistaa, ettei yrittäjä joudu ikäviin tilanteisiin.
5. Miksi kirjanpitolaki on yrittäjälle tärkeä?
Se turvaa läpinäkyvyyden, auttaa välttämään virheet ja tarjoaa pohjan luotettaville liiketoimintapäätöksille.